為認真落實《全國地方志事業發展規劃綱要（2015—2020）》和《河北省地方志事業發展規劃（2016—2020年）》要求，切實加強各類地方志資料的收集、整理、歸檔、保存、利用工作的常態化管理與建設，參照外地經驗，為第三輪修志工作打下資料基礎。2016年7月22日保定市政府辦公廳制發了《關于進一步做好地方志資料收集歸檔工作的通知》，決定從2016年開始，建立地方志資料年度歸檔備案制度。切實解決今后地方志資料的收集、整理、歸檔、保存、利用工作。規定各單位凡在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表簿冊、照片以及與本單位工作相關的文件等均納入歸檔備案范圍。并對撤并單位和新建單位的資料報送做出相關規定。原則上資料原件還在各單位保存，市地方志辦公室通過資料備案清單掌握各單位資料情況。各單位于每年6月底之前，將上年度歸檔資料填寫地方志資料收集歸檔備案清單，經本單位主管領導簽字并加蓋單位公章后，報送市地方志辦公室備案。目前各單位地方志資料收集歸檔備案清單已陸續報至市地方志辦公室。